Avis de recrutement d’un (e) chargé (e) achats et logistique

AVIS DE RECRUTEMENT

D’UN(E) CHARGE(E) ACHATS ET LOGISTIQUE

Helen Keller Intl est une organisation, créée en 1915, qui travaille à sauver la vue et la vie des personnes les plus vulnérables et les plus défavorisées.

Basée à New York, Helen Keller Intl mène actuellement des programmes dans 21 pays d’Afrique et d’Asie, ainsi qu’aux États-Unis. L’organisation combat les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition en établissant des programmes guidés par les résultats de ses travaux de recherche.

Helen Keller Intl est présente en Guinée depuis 2000 et appui le ministère de la Santé dans le cadre de la lutte contre les Maladies Tropicales Négligées et la Nutrition.

Pour la mise en œuvre de ses programmes, Helen Keller Intl Guinée recherche pour son bureau national un(e) Chargé(e) des Achats et de la Logistique.

Titre du poste :                     Chargé(e) Achats et Logistique

Superviseur hiérarchique : Administratrice Nationale chargée des Ressources Humaines

Lieu d’affectation :               Conakry

Durée :                                    Un an renouvelable

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la supervision de l’Administratrice Nationale chargée des Ressources Humaines, le/la Chargé(e) des Achats et de la Logistique basé(e) à Conakry, sera responsable de la gestion des actifs de l’organisation ainsi que des achats. A ce titre il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’Administratrice Nationale chargée des Ressources Humaines et les Coordonnateurs de Programme dans le but d’apporter le support maximum nécessaire pour l’atteinte des objectifs.

RESPONSABILITES

Conduite des achats

• Enregistrer systématiquement toutes les demandes d’achat ou de service dans le registre de demande d’achats ;
• Traiter toutes les demandes d’achats ou de service et s’assurer que les requérants sont satisfaits dans les délais impartis ;
• Informer régulièrement l’Administratrice Nationale chargée des Ressources Humaines et les requérants de l’évolution de leur requête ;
• Identifier et mettre à jour régulièrement la liste des fournisseurs agréés de Helen Keller Intl;
• Préparer les appels d’offre pour la location et ou l’achat des biens, services et équipements de l’organisation.

Gestion des équipements, des biens meubles et immeubles

• Tenir à jour les contrats des bureaux et des résidences de l’organisation et informer l’administration à temps pour tout contrat arrivant à expiration ;
• Tenir une base de données sur toutes les acquisitions de l’organisation dans les bureaux et les résidences ;
• Faire le suivi de l’inventaire de toutes les immobilisations du bureau national (codifier et enregistrer toutes les nouvelles acquisitions, vérifier et mettre à jour l’inventaire tous les trimestres ;
• Proposer les équipements usagés et faire une proposition de prix pour chaque équipement à sortir de l’inventaire, organiser la vente de tout le matériel à sortir) ;

• Assurer une gestion correcte des stocks, des biens et des équipements à l’aide de fiches de stocks régulièrement mises à jour ;
• Evaluer les besoins de Helen Keller Intl dans les bureaux et faire les commandes nécessaires ;
• Organiser l’accueil, le séjour et le départ des visiteurs (réservation d’hôtel, transport, communication…)
• Assurer les démarches de dédouanements ou d’exonération des équipements de Helen Keller Intl ;

Gestion des engins à moteur

• Mettre en place un plan cohérent pour l’entretien des autos, des motos et des groupes électrogènes ;
• Suivre la consommation de carburant des autos, des motos et des groupes électrogènes ;
• Faire des rapports mensuels de consommation de carburant des autos, des motos et des groupes électrogènes ;
• Identifier des garages et des prestataires susceptibles de faire les entretiens réguliers des autos, des motos et des groupes électrogènes ;
• Assurer la logistique pour les sorties quotidiennes des véhicules dans la ville de Conakry et les missions à l’intérieur du pays ;
• Suivre la progression régulière des véhicules lors des missions à l’extérieur de Conakry et rendre compte en temps réel de toute anomalie constatée ;
• Assurer le suivi des assurances des autos et des motos de l’organisation ;
• Informer en temps réel l’administration de tout incident/accidents impliquant les engins de l’organisation pour que des dispositions soient prises auprès des assureurs ;
• S’assurer que toute la documentation officielle des véhicules est à jour et disponible dans les véhicules ;
• Maintenir un dossier pour chaque véhicule ;
• Analyser les carnets de bord et la consommation du carburant et signaler toutes anomalies ;

Point focal sécurité et IT

• Assurer le rôle de point focal sécurité ;
• Assurer le rôle de Point focal Système d’Information avec comme principale responsabilité de recevoir et centraliser tous les problèmes, proposer une amélioration du système d’information du bureau.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Avoir un master en transport et logistique ou tout autre diplôme universitaire équivalent.
• Avoir au moins 5 années d’expérience dans la coordination des activités logistiques et des achats, de préférence dans une ONG internationale.
• Posséder de solides capacités en planification des activités et maitriser les outils de planification.
• Maitriser Microsoft Office avec une connaissance solide dans l’utilisation d’Excel.
• Démontrer d’excellentes capacités rédactionnelles et analytiques.
• Etre très proactif
• Avoir de fortes aptitudes pour la collaboration avec les personnes à tous les niveaux,
• Avoir une forte capacité de communication orale et écrite et un bon niveau de communication en anglais

COMPOSITION ET DEPOT DES DOSSIERS

• Le dossier de candidature est composé d’un curriculum vitae (CV) détaillé et d’une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Helen Keller Intl -Guinée.
• Les personnes intéressées par cet emploi sont priées d’envoyer par courrier électronique leur dossier de candidature à l’adresse suivante : guinea-recruitment@hki.org au plus tard le 26 mai 2023 à 17h30.
• Mettre dans le champ objet « CHARGE ACHATS ET LOGISTIQUE »
• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s à un test écrit et/ou oral.
• Les candidatures féminines et masculines sont encouragées