Responsable Administratif et Financier
Durée du contrat : 1er juin 2023 au 31 mai 2024, renouvelable en fonction de la disponibilité des fonds
Lieu d’affectation : Conakry-Guinée
Superviseur direct : Représentant Pays
Contexte et justification
Dans le cadre d’un programme de partenariat entre la Banque Islamique de Développement (BID), le Centre International pour le Développement des Engrais (l’IFDC et « certains pays membres de la BID » pour contribuer aux objectifs stratégiques de « l’initiative de Jeddah », l’IFDC Afrique du Nord et de l’Ouest a signé en Guinée trois projets qui sont déjà en cours d’exécution. Il s’agit du Projet de Développement Rural Intégré Gaoual Koundara Mali (PDRI/GKM), du Projet Régional de Développement des Chaînes de Valeurs du Riz en Guinée (PDCVR) et du Projet de Développement des Chaines de Valeur Agricoles en Guinée (PDCVA). Ces projets visent globalement à réduire les contraintes liées au développement de l’agriculture en Guinée, à renforcer la croissance économique en améliorant la production, la transformation, la commercialisation et la participation accrue du secteur privé.
En tant que partenaire d’exécution technique régional, le Centre International pour le Développement des Engrais (IFDC) appuie les Unités de Gestion (UGP) des trois différents projets. Sa mission porte essentiellement sur :
– L’analyse et l’établissement de la carte de fertilité des sols et la mise en application de la Gestion intégrée de la fertilité des Sols (GIFS) ;
– La formation sur les bonnes pratiques agricoles, la gestion intégrée de la fertilité des sols, et l’analyse de la chaine de valeur et le marketing ;
– L’amélioration de la fertilité des sols par la dissémination de la technologie du placement profond de l’urée (PPU) ;
– La mise en place et la conduite des champs écoles paysans et l’application de la technologie du PPU.
Tâches et responsabilités
– Préparer et soumettre la demande de fonds pour l’exécution des activités et s’assurer que les fonds sont disponibles à temps ;
– Gérer la comptabilité et veiller à ce que les salaires et avantages sociaux du personnel soient versés à temps, tout en respectant les obligations légales relatives à l’emploi en Guinée (sécurité sociale, impôt sur le revenu, horaire de travail, etc.) ;
– Interagir avec le comptable du siège et apporter des clarifications aux questions relatives aux finances et à la comptabilité ainsi qu’aux vérifications demandées ;
– Servir de point de contact entre le bureau national de l’IFDC, les chefs de programme et le siège en ce qui concerne les aspects administratifs et financiers ;
– Exécuter les tâches administratives quotidiennes du bureau et des zones d’intervention en Guinée ;
– Veiller à ce que le personnel comprenne et respecte le manuel des procédures de l’IFDC ;
– Initier le personnel nouvellement recruté aux procédures administratives et financières de l’IFDC ;
– Tenir à jour les dossiers du personnel local et des consultants ;
– S’assurer que l’ensemble du personnel soumet ses fiches de temps via la plateforme numérique de gestion des employés de l’IFDC dans les délais impartis ;
– S’assurer que tous les jours de congés sont saisis dans cette plateforme avant le départ en congé du personnel ;
– Contrôler les demandes de congé du personnel et informer tous les autres membres de l’équipe des absences ;
– Assurer l’administration générale quotidienne du projet, y compris l’achat d’équipements et de services, l’organisation des voyages et la logistique des activités du projet ;
– Assister le personnel national dans l’organisation de l’évaluation annuelle du personnel local ;
– Préparer les rapports financiers des projets et examiner ceux des partenaires ou des sous-bénéficiaires en veillant à leur conformité ;
– Garantir l’intégrité financière du bureau en instituant des contrôles internes appropriés ;
– Contrôler la mise en œuvre du budget du projet conformément aux lignes directrices des projets et fournir une analyse régulière au coordinateur du projet sur les domaines budgétaires présentant un risque de dépassement ou de sous-utilisation ;
– Contrôler la comptabilité et le respect des exigences en matière d’autorisation des dépenses ;
– Soutenir le département des ressources humaines dans toutes les questions liées aux ressources humaines, selon les besoins.
– Organiser et superviser la logistique du bureau : opérations bancaires, achats, inventaire annuel et organisation des déplacements du personnel ;
– Appuyer le coordinateur national des projets dans tous les autres aspects administratifs et financiers ;
– Mettre en œuvre et assurer le suivi de l’agent fiscal du gouvernement ;
– Agir en tant que personne de référence pour les audits internes et externes, menés dans le cadre de la tâche assignée ;
– Effectuer toute autre tâche jugée nécessaire et demandée par les superviseurs.
Compétences
– Capacité à travailler en équipe sous pression et à respecter les délais tout en fournissant les résultats de qualité.
– Capacité à travailler dans un environnement pluridisciplinaire et multiculturel.
– Solides compétences interpersonnelles et aptitudes au travail en équipe, avec la capacité de maintenir des relations de travail efficaces.
– Expérience préalable en tant que gestionnaire financier et administratif ou toute autre expérience pertinente.
– Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français (une connaissance pratique de l’anglais est requise).
– Capacité à évaluer les priorités.
– Grand sens de l’organisation et souci du détail dans la mise en œuvre des tâches administratives et financières.
– Sens aigu de l’intégrité et engagement personnel dans la réalisation des objectifs.
– Aptitude à pratiquer le télétravail au besoin.
– Solides compétences informatiques avec une expérience des logiciels de bureautique MS et de l’internet
Qualifications et expériences
– Diplôme de Licence/Bachelor en administration des projets, en gestion financière, en comptabilité ou dans tout autre domaine connexe.
– Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la comptabilité et de l’administration
– Connaissances avancées en comptabilité.
– Expérience pratique de la gestion de projets financés par des donateurs.
Procédures de candidature
Ce poste est ouvert UNIQUEMENT aux ressortissants Guinéens qualifiés.
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature via le portail de carrière de l’IFDC : https://jobs.silkroad.com/IFDC/Careers/jobs/1098?embedded=true
Date de clôture des candidatures : 15 mai 2023
