Ministère de la Santé
Programme National de Lutte Anti-Tuberculeuse (PNLAT)
AVIS DE RECRUTEMENT
D’UN(E) Responsable Administratif(ve) et Financière
POUR LE COMPTE DU PNLAT
Référence : 002
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités de lutte contre la tuberculose au compte de la subvention TB- VIH du Fonds mondial NFM3 (2021-2023), le Programme National de Lutte Antituberculeuse (PNLAT) lance un appel à candidature pour le recrutement d’un(e) (01) Responsable Administratif(ve) et Financière qui sera basé à Conakry.
- Raison d’être du poste
Sous la responsabilité directe de la Coordinatrice Nationale, le ou la Responsable Administratif(ve) et Financière travaillera au renforcement du dispositif de gestion administrative et financière du programme national de lutte Antituberculeuse (PNLAT).
- Tâches et Responsabilités
Le ou la Responsable Administratif(ve) et Financière du PNLAT aura pour mission de Veiller à la conformité à toutes les conditions de l’accord de subvention conclu avec le bénéficiaire principal et éventuellement avec l’Unité d’Appui à la Gestion et à la Coordination des Programmes et Projets (UAGCP), y compris à toutes les exigences en matière de gestion financière et administrative et des ressources humaines en charge de la mise en œuvre des interventions du PNLAT.
Concevoir et gérer une politique de gestion et de planification financière et budgétaire
– Superviser, encadrer et évaluer l’équipe de l’unité de la gestion administrative et financière
– Concevoir l’organisation générale du système de traitement de l’information,
-S’assurer que toutes les contributions financières sont clairement identifiées dans un plan opérationnel annuel et que le reporting financier est effectué selon les procédures et délais de chacun des bailleurs ;
-Tenir et mettre à jour un tableau de bord pour le suivi périodique des engagements du PNLAT et du FM y compris, les autres aspects relevant de la responsabilité directe du PNLAT ;
-Tenir des réunions périodiques de suivi de la mise en œuvre des conditions et exigences en matière de gestion administratives et financière ;
– Rendre compte périodiquement au Coordinateur National, au Bénéficiaire principal, au FM, aux partenaires techniques et financiers des progrès dans la mise en œuvre des conditions et exigences du FM à travers le PNLAT ;
– Prendre toutes les initiatives à même de permettre la réalisation diligentes des conditionnalités.
-Assurer la responsabilité des inventaires physiques,
-Assurer l’élaboration en temps impartis et valider les documents et décisions clés liées aux opérations administratives et financières, tels que : le manuel de procédures, le plan de passation de marché, les plans de formations, de supervisions, les plans GAS, les budgets et demandes de décaissements en collaboration avec le Bénéficiaire principal, les rapportages financiers destinés aux PUDRs, les états bancaires, etc. relevant du PNLAT ;
Définir les outils et les procédures opérationnelles relatives aux activités du service (Administration du personnel, etc…)
-Appliquer les procédures administratives du PNLAT et savoir faire preuve d’un bon esprit d’analyse dans leur mise en œuvre ;
-Veiller à l’application et au respect du règlement interne du PNLAT ;
-Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau à travers une gestion administrative efficace et professionnelle et contribuer à la création de conditions pour une bonne ambiance de travail ;
– Soumettre à la coordinatrice Nationale tout document administratif pour l’interprétation des textes ou le règlement éventuel de conflits avec le personnel ou avec les tiers ;
Assurer en coordination avec la coordinatrice Nationale et les services technique du ministère de la santé la préparation et la soumission des demandes d’exonération du matériel soumis à ce régime, des demandes en admission temporaire des véhicules du PNLAT ;
- Organiser la gestion de la logistique (véhicules et motos de service)
- Assurer les approvisionnements du PNLAT en fournitures de bureau et en équipements.
- Tenir à jour le registre d’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers du PNLAT ;
- Faire l’inventaire périodique et annuel des immobilisations ;
- Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
- Assister le secrétariat dans la mise en place de la clé de classement et l’archivage des dossiers
Rédiger les contrats du personnel permanent du PNLAT, ainsi que ceux des consultants ou autres personnes sous contrat avec le PNLAT en concertation avec la coordinatrice Nationale
- Assurer le suivi administratif des contrats et de la carrière du personnel contractuels du PNLAT ;
- Assurer le suivi administratif des contrats des consultants recrutés par le PNLAT ;
- Assurer l’évaluation du personnel sous sa supervision ;
- Organiser et apporter son assistance au recrutement du personnel local ;
- Gérer les dossiers des recrutements avec le secrétariat et la Coordinatrice Nationale
- Suivre l’évolution des dossiers du personnel auprès des services concernés : CNSS, Impôts, inspection de travail, etc.
- Préparer les états et les bulletins de salaires du personnel ;
- Gérer les dossiers du personnel tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité
-Développer et gérer de manière efficace les ressources financières du PNLAT
-Assurer le développement, le maintien et le suivi de systèmes et procédures comptables, administratives et financières
– S’assurer de la conformité des systèmes et procédures du PNLAT avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur en république de Guinée, les normes internationales reconnues et les règlements et normes négociés par les partenaire et bailleurs du PNLAT
-Etablir et suivre les budgets du PNLAT basés sur les plans stratégiques et programmatiques approuvés par les bailleurs, le bénéficiaire principal ; le PNLAT ;
-Conseiller la coordinatrice Nationale sur les conséquences financières et comptables des décisions et plans stratégiques et programmatiques.
-S’assurer de la préparation dans les délais de toute information financière (liasse financière annuelle, rapports…) aux bailleurs ou aux autorités concernées.
– Assurer la revue et l’autorisation de tout état de contrôle financier et comptable, notamment les rapprochements bancaires, les états de caisse, etc. ;
– Fournir un appui technique continu, renforcer les capacités administratives, comptables et financières des associations bénéficiaires du PNLAT tout en s’assurant du suivi et du contrôle des subventions accordées à ces bénéficiaires.
Superviser l’établissement des différentes déclarations fiscales et sociales,
– Veiller au respect des législations, des règlements et à la protection du programme sur les plans juridique, fiscal, et social,
- Qualification et Expérience :
Le (la) Candidat(e) doit avoir un niveau Universitaire (Maîtrise ou plus) en économie, Finance / Comptabilité et/ ou Gestion des entreprises et justifier de 3 années d’expérience minimum dans un poste de direction des affaires administratives et financières.
- Expérience de 5 ans au moins en qualité de spécialiste en Gestion Administrative et Financière dans les projets et programmes de développement dans le domaine de la santé ;
- Être familier avec les procédures du Fonds mondial pour les domaines fonctionnels constitue un avantage ;
- Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Excel avancé, Word) et des logiciels de Gestion en l’occurrence le TOM2PRO ;
- Avoir une excellente maîtrise du Français parlé et écrit/ l’anglais serait un atout,
Le (la) candidate devra être disponible à tout moment et être capable de travailler sous pression.
- Procédure de candidature :
Les candidat(e)s intéressé(e)s par la présente offre sont prié(e)s d’envoyer leurs dossiers au plus tard le 15 mars 2022 à l’adresse électronique suivante :
Recrutement.Guinea@plan-international.org.
Le dossier de candidature devra comporter :
-une lettre de motivation adressée à Mme la Coordinatrice Nationale du PNLAT ;
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- un Curriculum Vitae ;
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- Les copies certifiées des Diplômes et certificats de travail
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- Tout autre document pouvant supporter votre candidature.
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Bien vouloir mentionner dans l’objet de l’email les références :
<<Recrutement : 002/ Responsable Administratif(ve) et Financière / PNLAT>>
Les candidatures féminines et des personnes porteuses de handicap sont fortement encouragées.
