Avis de recrutement d’un(e) Spécialiste Administration et Ressources Humaines

Type de contrat : Local

Tâches clés

ü  Rester alerte et réagir à tout risque lié à la protection de l’enfant, acquérir les connaissances et compétences vous permettant de promouvoir des pratiques de sauvegarde consistantes, comprendre la politique et les procédures de sauvegarde de l’enfant et vous comporter conformément à la politique globale de protection de l’enfant de ChildFund International.

ü  Respecter les procédures et politiques de ChildFund International.

Support aux Fonctions de ressources humaines du bureau pays :

·          Coordonner l’engagement des employés et la logistique pour les formations et activités de face à face dans les bureaux pays désignés.

·          Développer et coordonner des activités d’intégration et de départ (face à face) en collaboration avec le responsable des ressources humaines et le spécialiste mondial des services RH (Globale RH).

·          Créer et gérer des dossiers du personnel.

·          Encourager le respect des politiques et programmes de gestion des sujets de plainte, disciplinaires et de gestion du rendement des employés, ainsi que de toutes les obligations légales en matière d’emploi, conformément aux lois locales sur le travail et autres lois connexes.

·          Soutient la mise en œuvre des programmes et politiques du personnel

·          Agir en tant que personne-ressource en ressources humaines représentant ChildFund sur les réseaux de ressources humaines dans le pays et en cas de demandes de renseignements internes ou externes.

·          Travailler en relation avec le Représentant pays à créer un environnement propice de travail qui permet l’épanouissement du personnel

Support en Administration du bureau pays :

·          Assurer la bonne gestion des ressources de ChildFund, ainsi que l’utilisation et l’entretien optimaux des actifs et des ressources du programme, y compris des contrôles d’inventaire appropriés (comprend la surveillance de la réception et de l’expédition des stocks ainsi que la gestion des entrepôts, de la flotte et des actifs et la disposition des actifs).

·          Assurer la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement (supervision des stocks, entreposage et distribution des matériaux, des fournitures de bureau et des articles mineurs).

·          S’assurer de la bonne gestion logistique des visiteurs et des réunions (organisation des visiteurs, logistique du traitement des visas pour les réunions dans le pays, etc.).

·          S’assurer que les actions administratives répondent aux exigences de l’etat de Guinée (telles que les déclarations fiscales) et / ou exigence d’enregistrement de ChildFund.

·          Superviser l’agent logistique dans la gestion stratégique des ressources matérielles, communiquer les priorités du programme de pays et le guider pour assurer l’alignement des efforts.

·          Garantir l’efficacité et la conformité des procédures d’achats locaux et internationaux.

·          Garantir des rapports de haute qualité qui permettent une traçabilité et un suivi appropriés des stocks et des immobilisations,

·          Assurez-vous que les transactions des dons en nature sont reflétées de manière appropriée dans les états financiers conformément aux politiques et procédures de ChildFund.

Gestion budgétaire : Responsable du développement et de la gestion du budget administratif annuel.

Point focal sécurité du bureau pays:

·         En tant que Point focal urgence et sécurité, apporter les informations et les conseils au staff sur les questions de sécurité et la gestion des urgences

·         Dans la gestion de la sécurité, vous reporterez du Country Manager et techniquement du responsable sureté et sécurité du bureau régional,

·         Promouvoir la culture sécuritaire au sein de ChildFund et des partenaires locaux

·         Apporter un appui au Country Manager sur les questions de sureté et sécurité et resté en contact le responsable sureté et sécurité du bureau régional

·         Participer aux rencontres du réseau des Points focaux sécurités des ONG Internationales en Guinée et de UNDSS Saving Lives Together (SLT)

·         Soumettre au Représentant Pays les rapports trimestriels de sécurité pour approbation et partage avec le responsable sécurité de la région.

·         Assurer le briefing sécurité de tous les visiteurs et s’assurer tout visiteur externe a un téléphone pour la communication dans le pays pendant sa mission

Qualification, Expérience et Connaissances :

·         Diplôme en Ressources Humaines, Administration ou équivalent.

Expérience :

ü  1 à 2 ans d’expérience dans la gestion administrative du bureau et / ou les ressources humaines, de préférence dans un environnement multiculturel.

ü  Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et français.

ü   Une connaissance avancée des logiciels usuels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

ü  Expérience antérieure démontrée dans un rôle de soutien administratif ;

ü  Excellente compréhension des pratiques d’administration du bureau et de la négociation de contacts

ü  Expérience préalable en ressources humaines,

ü  Maîtrise des applications informatiques pertinentes (tableur, base de données, logiciel de comptabilité, logiciel de gestion de projet, logiciel de présentation)

ü  Excellentes compétences en planification, organisation et résolution de problèmes

ü  Capacité à hiérarchiser plusieurs tâches en même temps, à travailler efficacement sous pression, à respecter les délais et en équipe

ü  Forte éthique de la confidentialité, faire preuve de souplesse et de polyvalence pour s’adapter à l’évolution des environnements et des besoins, si nécessaire.

ü  Compétences interpersonnelles et interculturelles de haut niveau démontrées, y compris la capacité à établir des relations de collaboration internes et externes en tenant compte des questions culturelles, ethniques, sociales et politiques.

–      Un CV actualisé

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

NB : Veuillez noter que Seuls les candidats retenus seront contactés.

Seuls les candidats retenus seront contactés.